El lloguer de l'oficina es va renovar sol el trimestre passat. Ningú no ho va veure a venir.
Seguiment de contractes i renovacions guardat al cap d’algú
Els contractes de clients, els acords amb proveïdors, els lloguers, les assegurances i les llicències de programari tenen dates de venciment o renovació. El seguiment viu en un full, un calendari compartit o el cap d’algú. Hi ha contractes que es renoven automàticament en males condicions perquè ningú no ha avisat.
- Volum
- desenes o centenars d’acords vius
- A mà
- apagar focs; sorpreses amb les renovacions automàtiques; negociacions amb pressa
Retenció i esborrat de documents per compliment fet a mà
Les normes de protecció de dades i de compliment sectorial obliguen a esborrar o arxivar dades de clients, expedients de RRHH i documents financers després d’un cert temps. La feina es fa a mà i sense un calendari fix — sovint només quan s’acosta una auditoria o un regulador ho demana.
- Volum
- continu; auditat cada trimestre o cada any
- A mà
- dies de preparació abans de cada auditoria; risc de compliment
NDA i contractes estàndard fets repetidament a partir de plantilles
Els documents legals estàndard — NDA, acords de tractament de dades, cartes d’encàrrec, acords amb proveïdors — es copien d’una carpeta de referència, es personalitzen a mà amb les dades de l’altra part i s’envien. S’escapen variables; clàusules velles d’abans s’hi colen.
- Volum
- uns quants per setmana
- A mà
- 15-30 min per document; errors en les versions enviades; deriva de versions
Si reconeixes alguna d'aquestes coses en la teva setmana, una màquina petita probablement ho pot resoldre. He construït solucions per a problemes exactament així.
Vaig construir programari que utilitzaven 50.000 persones cada mes a KLM, NS i BBVA. La feina d'aquest departament és més senzilla.
Digues-me quina d'aquestes et fa més mal.
30 minuts, gratis. Si no encaixa, ho sabràs a la trucada.
Parlem