No és una eina que l'equip hagi d'aprendre. És una màquina petita que els treu una feina repetitiva de sobre i te la torna en forma de temps.
Factures de proveïdors i albarans de recanvis, en tants formats com proveïdors tens, que arriben per correu i en paper.
L’equip d’administració pica les factures de proveïdors al programa de comptabilitat, normalment concentrat en una tarda que ningú vol. Multiplicat per centres, i sense que dos proveïdors facin servir el mateix format. Fins al tancament de mes ningú sap què s’ha gastat realment en recanvis.
Les factures de proveïdors arriben com a PDF al correu o com a paper amb la mercaderia. Algú obre cada una, mira les línies i tecleja les dades — proveïdor, import, IVA, categoria — al programa comptable.
L’equip gasta amb la targeta de l’empresa o de la seva butxaca — viatges, dinars, material, gasolina — i passa els tiquets a final de mes per correu o en paper. Algú comprova cada un, posa l’import i la categoria al full de càlcul o al programa, i quadra contra l’extracte de la targeta.
Les entregues arriben amb un albarà en paper o en PDF per correu. Algú el contrasta amb la comanda original, marca les quantitats rebudes i l’arxiva en una carpeta. Els descuadres a vegades es veuen setmanes després, quan la factura no quadra.
Al tancament de cada mes algú agafa xifres del programa comptable, dels extractes bancaris, de la nòmina i de fulls de càlcul per muntar l’informe — facturació, caixa, marge, cobraments pendents. Trigar dies, i quan direcció el llegeix les xifres ja són velles.
El número que ho decideix tot és el teu volum. Tota la resta d'aquesta pàgina és una suposició fins que el sé.
Una màquina en llegeix un en uns 40 segons, per uns deu cèntims, escanejat o digital, i gairebé no falla cap camp. Una persona hi triga entre dos i deu minuts, i s'equivoca més quan està cansada. Aquest és el cost per factura de proveïdor.
Pre-producció. Números reals.
He muntat aquesta extracció per a un grup de quatre tallers amb administració compartida, tirant les factures i els albarans directament a comptabilitat.
He ajudat a construir programari que fan servir a BBVA, a KLM i als ferrocarrils holandesos: unes 50.000 persones cada mes, on un error vol dir que un pagament no surt o que un tren no arriba.
La mateixa enginyeria, aplicada a un taller de seixanta persones. El que canvia és la cerimònia, no la qualitat.
30 minuts, gratis. Tu em dius quants te'n passen per setmana. Jo et dic si una màquina t'ho pot treure de sobre, què costaria muntar-la i què valdria. Si no val la pena fer-la, t'ho dic a la mateixa trucada.
Parlem