Connecto les eines que ja fas servir perquè les tasques setmanals i mensuals es facin soles.
Les eines ja tenen les dades. El programa de comptabilitat sap les factures, el CRM sap els clients, i la carpeta compartida té els documents. El problema és que algú de l'equip ha de moure la informació entre l'una i l'altra, cada setmana a mà, i quan està cansat se li escapa alguna cosa.
Una màquina petita fa aquest moviment. Quan arriba una factura per correu, llegeix el PDF, treu les dades i les deixa al programa de comptabilitat. Quan un pressupost es queda tres dies sense resposta, surt un toc. Quan arriba un document de projecte, va a la carpeta que toca.
Cap eina nova per aprendre, cap tauler nou per comprovar. Funciona al darrere, i el que l'equip nota és menys feina, no més llocs on entrar.
Tria la que més temps t'ha menjat el mes passat. Aquesta és la candidata.
Les factures de proveïdors arriben com a PDF al correu o com a paper amb la mercaderia. Algú obre cada una, mira les línies i tecleja les dades — proveïdor, import, IVA, categoria — al programa comptable.
Les comandes de feina arriben per correu, fotos de WhatsApp, trucades, formularis web — i cap safata se’n fa responsable. Algú les torna a teclejar al planificador cada matí; de tant en tant una se’n va per l’aigüera.
Cada pressupost és un document únic. La persona comercial obre la plantilla, copia l’últim pressupost semblant, edita les línies, comprova els preus en una llista a part o en un fil de correus, i recalcula els totals a mà. De tant en tant marxa un total amb errada.
Clients, proveïdors i tercers envien documents de projecte — plànols, certificats, factures, informes — a una safata compartida. Algú obre cada un, identifica el codi de projecte i arxiva l’adjunt a mà. Quan hi ha volum, l’arxiu s’endarrereix o es queda per fer.
Els clients que no han pagat a temps es persegueixen un a un — finances treu la llista i truca o escriu a cada un. Els endarreriments antics se’n van per l’aigüera fins que arriba el tancament d’any.
Documents que es repeteixen — NDA, cartes d’encàrrec, informes de projecte, propostes a clients — es fan copiant l’última versió i editant les parts variables a mà. S’escapen variables, s’hi cola alguna clàusula antiga, i amb tantes versions ningú sap quina és la bona.
Em dius la feina. Jo dibuixo les eines que toca i les dades que es mouen entre elles.
Ho construeixo. Tu ho proves amb dades reals. Vaig afinant amb el que em diguis fins que rutlla net.
Es posa en marxa. Vigilo durant 30 dies. Després rutlla sol, o pots afegir el contracte anual de suport.
Reunió de descobriment
Disseny del flux
Integració amb les eines existents del client
Test i posada en marxa
Suport 30 dies post-llançament
Subscripcions a tercers (Zapier, Make i equivalents)
Migració de dades antigues
Integracions no planificades
Canvis d'abast post-lliurament
Hi entren albarans — en paper escanejat o en PDF. La IA n'extreu cada camp, els casos dubtosos es marquen per a revisió humana i el resultat queda completament digitalitzat.
Pre-producció. Números reals.
Les comandes de feina arribaven com a fotos de WhatsApp i PDFs per correu en diverses safates. Dos treballs es van perdre el trimestre passat.
~6 h/setmana alliberades, zero feines perdudes
La documentació de projectes de clients, proveïdors i l'ajuntament arribava a una safata compartida i s'arxivava a mà per codi de projecte.
~8 h/setmana alliberades, arxiu sempre complet
Les factures de proveïdors i albarans es transcrivien al programa comptable cada divendres a la tarda.
Divendres a la tarda recuperats per a les 3 persones de finances
Si reconeixes els patrons d'aquí dalt, vint minuts són prou per saber si t'ho puc construir.
Parlem