Los clientes nuevos mandan la solicitud como texto seguido — a veces con especificaciones en PDF adjuntas, a veces solo describiendo el problema con palabras. Alguien lee cada una, entiende qué piden y lo pasa a la persona comercial, al ingeniero o al responsable de proyecto que toca.
Cada presupuesto es un documento único. La persona comercial abre la plantilla, copia el último presupuesto parecido, edita las líneas, comprueba los precios en una lista aparte o en un hilo de correos, y recalcula los totales a mano. De vez en cuando se va un total con error.
Cuando se manda un presupuesto, que se haga seguimiento depende de si la persona comercial se acuerda. Hay presupuestos que pasan semanas sin un toque; dirección comercial no tiene una vista central de cuáles están pendientes, ganados o perdidos.
Cuando un cliente acepta un presupuesto, alguien vuelve a teclear las líneas, los precios y los datos de entrega en el ERP para generar el pedido. La información ya existe en el presupuesto pero no hay ningún enlace entre los dos sistemas.
Si reconoces alguna de estas cosas en tu semana, una máquina pequeña probablemente puede resolverlo. He construido soluciones para problemas exactamente así.
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