Cada modificado que no queda registrado es trabajo que has hecho y no has facturado.
No es una herramienta que el equipo tenga que aprender. Es una máquina pequeña que les quita un trabajo repetitivo de encima y te lo devuelve en forma de tiempo.
01 · Qué te llega
Documentación de obra, consultas, modificados, certificados de seguro y certificaciones, en el formato que decide la constructora.
Una persona se pasa la semana moviendo documentos entre el portal de la constructora, la contabilidad y el correo. Lo que se pierde por el camino no son horas: son modificados sin facturar.
02 · Dónde se nota
Documentos de proyecto que caen en una bandeja compartida sin dueño
Clientes, proveedores y terceros mandan documentos de proyecto — planos, certificados, facturas, informes — a una bandeja compartida. Alguien abre cada uno, identifica el código de proyecto y archiva el adjunto a mano. Cuando hay volumen, el archivo se atrasa o se queda por hacer.
Volumen
decenas de documentos al día entre proyectos activos
A mano
1-2 días enteros por semana de una persona; documentos mal archivados en las auditorías
Relevos internos que pierden el contexto entre personas o turnos
Cuando un trabajo pasa de una persona, un turno o una oficina a la siguiente, el contexto se queda en la cabeza de alguien o en un Word. Quien lo recoge vuelve a leer, vuelve a llamar al cliente o pide a quien lo llevaba que se lo explique.
Volumen
decenas o centenares de relevos por semana en equipos multipersona
A mano
horas releyendo y volviendo a preguntar por semana; respuesta al cliente más lenta
Seguimiento de contratos y renovaciones guardado en la cabeza de alguien
Los contratos de clientes, los acuerdos con proveedores, los alquileres, los seguros y las licencias de software tienen fechas de vencimiento o renovación. El seguimiento vive en una hoja, un calendario compartido o la cabeza de alguien. Hay contratos que se renuevan automáticamente en malas condiciones porque nadie ha avisado.
Volumen
decenas o centenares de acuerdos vivos
A mano
apagar fuegos; sorpresas con las renovaciones automáticas; negociaciones con prisa
Pedidos de compra hechos a mano en el correo o en una plantilla de Word
Cuando hay que pedir algo — materia prima, material de oficina, servicios especializados — alguien hace el pedido en un Word o en un correo al proveedor. Los datos se vuelven a teclear en el programa contable cuando llega la factura, semanas después.
Volumen
decenas por semana
A mano
10-20 min por pedido; pedidos duplicados; sin visibilidad de los compromisos
→El número que lo decide todo es tu volumen. Todo lo demás de esta página es una suposición hasta que lo sé.
03 · La máquina
Una máquina lee uno en unos 40 segundos, por unos diez céntimos, escaneado o digital, y casi no falla ningún campo. Una persona tarda entre dos y diez minutos, y se equivoca más cuando está cansada. Ese es el coste por modificado.
Pre-producción. Números reales.
Que quede claro: todavía no he trabajado con instaladores. He montado esta misma forma de mover documentos para talleres de fabricación y grupos de automoción. Si tu caso depende de que alguien del sector te lo haya validado, soy el primero en decírtelo.
He ayudado a construir software que usan en BBVA, en KLM y en los ferrocarriles holandeses: unas 50.000 personas cada mes, donde un fallo significa que un pago no sale o que un tren no llega.
La misma ingeniería, aplicada a un taller de sesenta personas. Lo que cambia es la ceremonia, no la calidad.
Dime tu volumen y te digo si vale la pena.
30 minutos, gratis. Tú me dices cuántos te pasan por semana. Yo te digo si una máquina te lo puede quitar de encima, qué costaría montarla y qué valdría. Si no vale la pena hacerla, te lo digo en la misma llamada.