Conecto las herramientas que ya usas para que las tareas semanales y mensuales se hagan solas.
Las herramientas ya tienen los datos. El programa de contabilidad sabe las facturas, el CRM sabe los clientes, y la carpeta compartida tiene los documentos. El problema es que alguien del equipo tiene que mover la información entre una y otra, cada semana a mano, y cuando está cansado se le escapa algo.
Una máquina pequeña hace ese movimiento. Cuando llega una factura por correo, lee el PDF, saca los datos y los deja en el programa de contabilidad. Cuando un presupuesto se queda tres días sin respuesta, sale un toque. Cuando llega un documento de proyecto, va a la carpeta correcta.
Ninguna herramienta nueva que aprender, ningún panel nuevo que mirar. Funciona detrás, y lo que el equipo nota es menos trabajo, no más sitios donde entrar.
Elige la que más tiempo te ha comido el mes pasado. Esa es la candidata.
Las facturas de proveedores llegan como PDF al correo o en papel con la mercancía. Alguien abre cada una, mira las líneas y teclea los datos — proveedor, importe, IVA, categoría — en el programa contable.
Los pedidos de trabajo llegan por correo, fotos de WhatsApp, llamadas, formularios web — y ninguna bandeja se hace responsable. Alguien las vuelve a teclear en el planificador cada mañana; de vez en cuando una se cuela.
Cada presupuesto es un documento único. La persona comercial abre la plantilla, copia el último presupuesto parecido, edita las líneas, comprueba los precios en una lista aparte o en un hilo de correos, y recalcula los totales a mano. De vez en cuando se va un total con error.
Clientes, proveedores y terceros mandan documentos de proyecto — planos, certificados, facturas, informes — a una bandeja compartida. Alguien abre cada uno, identifica el código de proyecto y archiva el adjunto a mano. Cuando hay volumen, el archivo se atrasa o se queda por hacer.
A los clientes que no han pagado a tiempo se les persigue uno a uno — finanzas saca la lista y llama o escribe a cada uno. Los atrasos antiguos se cuelan hasta el cierre de año.
Documentos que se repiten — NDA, cartas de encargo, informes de proyecto, propuestas a clientes — se hacen copiando la última versión y editando las partes variables a mano. Se escapan variables, se cuela alguna cláusula antigua, y con tantas versiones nadie sabe cuál es la buena.
Me cuentas la tarea. Yo dibujo las herramientas que toca y los datos que se mueven entre ellas.
Lo construyo. Tú lo pruebas con datos reales. Voy afinando con lo que me digas hasta que va limpio.
Se pone en marcha. Vigilo durante 30 días. Después rueda solo, o puedes añadir el contrato anual de soporte.
Reunión de descubrimiento
Diseño del flujo
Integración con las herramientas existentes del cliente
Test y puesta en marcha
Soporte 30 días post-lanzamiento
Suscripciones a terceros (Zapier, Make y equivalentes)
Migración de datos antiguas
Integraciones no planificadas
Cambios de alcance post-entrega
Entran albaranes — en papel escaneado o en PDF. La IA saca cada campo, los casos dudosos se marcan para revisión humana y el resultado queda completamente digitalizado.
Pre-producción. Números reales.
Los pedidos de trabajo llegaban como fotos de WhatsApp y PDFs por correo en varias bandejas. Dos trabajos se perdieron el trimestre pasado.
~6 h/semana liberadas, cero trabajos perdidos
La documentación de proyectos de clientes, proveedores y el ayuntamiento llegaba a una bandeja compartida y se archivaba a mano por código de proyecto.
~8 h/semana liberadas, archivo siempre completo
Las facturas de proveedores y albaranes se transcribían al programa contable cada viernes por la tarde.
Viernes por la tarde recuperados para las 3 personas de finanzas
Si reconoces los patrones de arriba, veinte minutos son suficientes para saber si puedo construirlo para ti.
Hablemos