No es una herramienta que el equipo tenga que aprender. Es una máquina pequeña que les quita un trabajo repetitivo de encima y te lo devuelve en forma de tiempo.
Facturas de proveedores y albaranes de recambios, en tantos formatos como proveedores tienes, que llegan por correo y en papel.
El equipo de administración pica las facturas de proveedores en el programa de contabilidad, normalmente concentrado en una tarde que nadie quiere. Multiplicado por centros, y sin que dos proveedores usen el mismo formato. Hasta el cierre de mes nadie sabe qué se ha gastado realmente en recambios.
Las facturas de proveedores llegan como PDF al correo o en papel con la mercancía. Alguien abre cada una, mira las líneas y teclea los datos — proveedor, importe, IVA, categoría — en el programa contable.
El equipo gasta con la tarjeta de empresa o de su bolsillo — viajes, comidas, material, gasolina — y pasa los tiques a final de mes por correo o en papel. Alguien revisa cada uno, mete el importe y la categoría en la hoja de cálculo o en el programa, y cuadra contra el extracto de la tarjeta.
Las entregas llegan con un albarán en papel o en PDF por correo. Alguien lo contrasta con el pedido original, marca las cantidades recibidas y lo archiva en una carpeta. Los descuadres a veces se ven semanas después, cuando la factura no cuadra.
Al cierre de cada mes alguien saca cifras del programa contable, de los extractos bancarios, de la nómina y de hojas de cálculo para montar el informe — facturación, caja, margen, cobros pendientes. Tarda días, y cuando dirección lo lee las cifras ya están viejas.
El número que lo decide todo es tu volumen. Todo lo demás de esta página es una suposición hasta que lo sé.
Una máquina lee uno en unos 40 segundos, por unos diez céntimos, escaneado o digital, y casi no falla ningún campo. Una persona tarda entre dos y diez minutos, y se equivoca más cuando está cansada. Ese es el coste por factura de proveedor.
Pre-producción. Números reales.
He montado esta extracción para un grupo de cuatro talleres con administración compartida, llevando facturas y albaranes directamente a contabilidad.
He ayudado a construir software que usan en BBVA, en KLM y en los ferrocarriles holandeses: unas 50.000 personas cada mes, donde un fallo significa que un pago no sale o que un tren no llega.
La misma ingeniería, aplicada a un taller de sesenta personas. Lo que cambia es la ceremonia, no la calidad.
30 minutos, gratis. Tú me dices cuántos te pasan por semana. Yo te digo si una máquina te lo puede quitar de encima, qué costaría montarla y qué valdría. Si no vale la pena hacerla, te lo digo en la misma llamada.
Hablemos