No es una herramienta que el equipo tenga que aprender. Es una máquina pequeña que les quita un trabajo repetitivo de encima y te lo devuelve en forma de tiempo.
Peticiones de oferta en PDF, planos y hojas de especificaciones, cada una con el formato que ha decidido el cliente.
Alguien abre cada correo, averigua qué piden, decide a qué máquina y a qué presupuestador va, y lo vuelve a teclear. Con volumen, eso es una mañana entera cada día. Y el tiempo de respuesta de una oferta decide trabajo ganado.
Los clientes nuevos mandan la solicitud como texto seguido — a veces con especificaciones en PDF adjuntas, a veces solo describiendo el problema con palabras. Alguien lee cada una, entiende qué piden y lo pasa a la persona comercial, al ingeniero o al responsable de proyecto que toca.
Cada presupuesto es un documento único. La persona comercial abre la plantilla, copia el último presupuesto parecido, edita las líneas, comprueba los precios en una lista aparte o en un hilo de correos, y recalcula los totales a mano. De vez en cuando se va un total con error.
Cuando un cliente acepta un presupuesto, alguien vuelve a teclear las líneas, los precios y los datos de entrega en el ERP para generar el pedido. La información ya existe en el presupuesto pero no hay ningún enlace entre los dos sistemas.
Los pedidos de trabajo llegan por correo, fotos de WhatsApp, llamadas, formularios web — y ninguna bandeja se hace responsable. Alguien las vuelve a teclear en el planificador cada mañana; de vez en cuando una se cuela.
Clientes, proveedores y terceros mandan documentos de proyecto — planos, certificados, facturas, informes — a una bandeja compartida. Alguien abre cada uno, identifica el código de proyecto y archiva el adjunto a mano. Cuando hay volumen, el archivo se atrasa o se queda por hacer.
El número que lo decide todo es tu volumen. Todo lo demás de esta página es una suposición hasta que lo sé.
Una máquina lee uno en unos 40 segundos, por unos diez céntimos, escaneado o digital, y casi no falla ningún campo. Una persona tarda entre dos y diez minutos, y se equivoca más cuando está cansada. Ese es el coste por oferta.
Pre-producción. Números reales.
He montado exactamente esta entrada para un taller de fabricación de sesenta personas, donde los pedidos llegaban como fotos de WhatsApp y PDFs repartidos por varios buzones.
He ayudado a construir software que usan en BBVA, en KLM y en los ferrocarriles holandeses: unas 50.000 personas cada mes, donde un fallo significa que un pago no sale o que un tren no llega.
La misma ingeniería, aplicada a un taller de sesenta personas. Lo que cambia es la ceremonia, no la calidad.
30 minutos, gratis. Tú me dices cuántos te pasan por semana. Yo te digo si una máquina te lo puede quitar de encima, qué costaría montarla y qué valdría. Si no vale la pena hacerla, te lo digo en la misma llamada.
Hablemos