El alquiler de la oficina se renovó solo el trimestre pasado. Nadie lo vio venir.
Seguimiento de contratos y renovaciones guardado en la cabeza de alguien
Los contratos de clientes, los acuerdos con proveedores, los alquileres, los seguros y las licencias de software tienen fechas de vencimiento o renovación. El seguimiento vive en una hoja, un calendario compartido o la cabeza de alguien. Hay contratos que se renuevan automáticamente en malas condiciones porque nadie ha avisado.
- Volumen
- decenas o centenares de acuerdos vivos
- A mano
- apagar fuegos; sorpresas con las renovaciones automáticas; negociaciones con prisa
Retención y borrado de documentos por cumplimiento hecho a mano
Las normas de protección de datos y de cumplimiento sectorial obligan a borrar o archivar datos de clientes, expedientes de RRHH y documentos financieros después de un cierto tiempo. El trabajo se hace a mano y sin un calendario fijo — a menudo solo cuando se acerca una auditoría o un regulador lo pide.
- Volumen
- continuo; auditado cada trimestre o cada año
- A mano
- días de preparación antes de cada auditoría; riesgo de cumplimiento
NDA y contratos estándar hechos repetidamente a partir de plantillas
Los documentos legales estándar — NDA, acuerdos de tratamiento de datos, cartas de encargo, acuerdos con proveedores — se copian de una carpeta de referencia, se personalizan a mano con los datos de la otra parte y se envían. Se escapan variables; cláusulas viejas se cuelan.
- Volumen
- unos cuantos por semana
- A mano
- 15-30 min por documento; errores en las versiones enviadas; deriva de versiones
Si reconoces alguna de estas cosas en tu semana, una máquina pequeña probablemente puede resolverlo. He construido soluciones para problemas exactamente así.
Construí software que usaban 50.000 personas cada mes en KLM, NS y BBVA. El trabajo de este departamento es más sencillo.
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