Las facturas de proveedores llegan como PDF al correo o en papel con la mercancía. Alguien abre cada una, mira las líneas y teclea los datos — proveedor, importe, IVA, categoría — en el programa contable.
El equipo gasta con la tarjeta de empresa o de su bolsillo — viajes, comidas, material, gasolina — y pasa los tiques a final de mes por correo o en papel. Alguien revisa cada uno, mete el importe y la categoría en la hoja de cálculo o en el programa, y cuadra contra el extracto de la tarjeta.
A los clientes que no han pagado a tiempo se les persigue uno a uno — finanzas saca la lista y llama o escribe a cada uno. Los atrasos antiguos se cuelan hasta el cierre de año.
Al cierre de cada mes alguien saca cifras del programa contable, de los extractos bancarios, de la nómina y de hojas de cálculo para montar el informe — facturación, caja, margen, cobros pendientes. Tarda días, y cuando dirección lo lee las cifras ya están viejas.
Si reconoces alguna de estas cosas en tu semana, una máquina pequeña probablemente puede resolverlo. He construido soluciones para problemas exactamente así.
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