Llegó la factura del proveedor. El albarán nunca llegó a la carpeta.
Pedidos de compra hechos a mano en el correo o en una plantilla de Word
Cuando hay que pedir algo — materia prima, material de oficina, servicios especializados — alguien hace el pedido en un Word o en un correo al proveedor. Los datos se vuelven a teclear en el programa contable cuando llega la factura, semanas después.
- Volumen
- decenas por semana
- A mano
- 10-20 min por pedido; pedidos duplicados; sin visibilidad de los compromisos
Albaranes de entrada cuadrados contra los pedidos a mano
Las entregas llegan con un albarán en papel o en PDF por correo. Alguien lo contrasta con el pedido original, marca las cantidades recibidas y lo archiva en una carpeta. Los descuadres a veces se ven semanas después, cuando la factura no cuadra.
- Volumen
- cada día en operadores activos
- A mano
- medio día por semana de recepción; quejas de pago cuando se cuela alguno
Listas de precios de proveedores comparadas a mano para compras habituales
Para los artículos que se compran a menudo a varios proveedores, compras compara las ofertas a mano en una hoja o de memoria. La misma comparación se rehace cada pocas semanas cuando los precios cambian, y a menudo se deja de hacer cuando no hay tiempo.
- Volumen
- ciclo semanal o mensual de comparación
- A mano
- horas por semana investigando; elecciones de proveedor poco óptimas con prisas
Si reconoces alguna de estas cosas en tu semana, una máquina pequeña probablemente puede resolverlo. He construido soluciones para problemas exactamente así.
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Entran albaranes — en papel escaneado o en PDF. La IA saca cada campo, los casos dudosos se marcan para revisión humana y el resultado queda completamente digitalizado.
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